В 2019 году отделом организационно-аналитической работы департамента жилищно- коммунального хозяйства были внедрены в работу элементы бережливого управления. Одним из направлений работы стала реализация бережливых проектов.
Одной из главных задач специалистов отдела организационно-аналитического отдела департамента жилищно-коммунального хозяйства администрации Старооскольского городского округа является подготовка сводного отчета деятельности департамента жилищно-коммунального хозяйства со сроком исполнения еженедельно.
Внедрение бережливого проекта позволяет сократить время протекания процесса формирования сводного отчёта деятельности департамента жилищно-коммунального хозяйства.
Картирование данного процесса - один из первых шагов реализации проекта по улучшениям. Этот метод предназначен для наглядного представления процесса работы, его характеристик с целью поиска и сокращения потерь и удовлетворения требований населения. Процесс картирования состоит из нескольких этапов:
- формирование карты текущего состояния;
- проведение анализа производственного процесса;
- разработка карты целевого состояния;
- создание плана по улучшению.
Сформировав карту текущего состояния процесса, мы выявили проблемы в отделе, это:
- Необходимость многократного обзвона исполнителей
- Предоставление информации низкого качества (потеря времени)
- Неоднократная корректировка сводного отчёта
- Занятость исполнителя функциональными обязанностями (потеря времени на ожидание)
- Долговременная работа периферийного устройства (потеря времени)
- Предоставление информации в бумажном виде (потеря времени)
- Ожидание процесса согласования отчёта
- Несвоевременное предоставление отчёта
Процесс подготовки отчета сократился не менее, чем на 90 мин - 117 мин., улучшилось качество подготовки сводного отчёта.
Это произошло за счет:
- Разработки системы оповещения в СЭД
- Разработки наглядного сводного отчёта (шаблон)
- Информирования руководителей о необходимости систематизации самообразования специалистов
- Информирования руководителей о необходимости назначения ответственных за предоставление информации
- Проведения апгрейда комплектующего оборудование или приобретение нового
- Направления отчётов через СЭД
- Возможности согласования в СЭД (мобильной версии)
- Проведения разъяснительной работы, применение механизма депремирования ответственного исполнителя.
Полученный опыт внедрения и применения инструментов бережливого управления при реализации проекта «Формирование сводного отчета деятельности департамента жилищно-коммунального хозяйства» показал эффективность и перспективность и был тиражирован на подведомственные предприятия жилищно-коммунального хозяйства: МУП «Старооскольский водоканал», МУП «РАЦ», ОАО «Теплоэнерго», МКУ «УЖИРГО», МБУ «СГМПО КХ», МБУ «Зеленстрой.
