В целях обеспечения эффективной и оперативной работы с сообщениями граждан, поступающих на интернет-портал «Народная экспертиза» был инициирован проект «Оптимизация процесса регистрации и контроля за объективным, всесторонним и своевременным рассмотрением сообщений, размещенных на интернет-портале «Народная экспертиза», целью которого являлось сокращение длительности процесса регистрации и контроля сообщений, размещенных на указанном интернет-портале не менее, чем на 30 %.
Процесс регистрации и контроля сообщений осуществляется на постоянной основе. В нем принимают участие все структурные подразделения администрации Старооскольского городского округа. В результате проведения анализа текущего состояния процесса выявлен ряд проблем: процесс занимает значительное количество времени (согласно первоначальным замерам временные рамки протекания процесса составили от 11601 минуты до 13697 минут), несвоевременное представление информации, потеря материально-технических ресурсов.
В результате внедрения проекта минимизированы временные затраты при регистрации и передаче сообщений исполнителям для рассмотрения (разработана карточка регистрации сообщений, сформирована вкладка «Резолюция» для внесения проекта резолюции на утверждение главе администрации Старооскольского городского округа в систему электронного документооборота «Электронное Правительство Белгородской области»), обеспечено электронное межведомственное взаимодействие между сотрудниками структурных подразделений. Для исключения допущения ошибок при подготовке ответов заявителям, превышения выделенного времени для рассмотрения сообщений определены сотрудники, ответственные за своевременную и качественную подготовку информации о рассмотрении сообщений.
Благодаря переводу элементов процесса в систему электронного документооборота «Электронное Правительство Белгородской области» удалось сократить временные затраты до 8358 минут, что составляет 39 % от первоначальных замеров, получить экономию материально-технических ресурсов.
